Nama
: Nieke Rahma Dianing tyas
Npm
: 44210974
Kelas
: 3DA03
Tugas Softskill ke 3
Artikel Evalusi CBIS
SIA ››SIM››Sistem operasi
perkantoranàSistem Penunjang KeputusanàSistem Pakar
A. Pendahuluan
Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen(management information system atau sering di kenal
dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen.
SIM(sistem informasi manajemen)dapat
didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang
bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menyediakan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian.
Secara
teori,computer tidak harus digunakan didalam SIM,tetapi kenyataannya tidaklah
mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen komputer.bahwa
SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada computer(computer-based
information processing).
Pembahasan
Pengertian evaluasi CBIS
Evaluasi
SIM adalah mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang
menerapkannya untuk memperbaiki prestasi dimasa mendatang.Evaluasi SIM dapat
dilakukan dengan cara berbeda-beda tergantung dari tujuan evaluasi.Evaluasi SIM
dapat dilakukan oleh salah satu dari :
Tim audit khusus
Tim audit internal
Organisasi konsultasi
Evaluasi dapat dilakukan
pada serangkaian tingkat yang berbeda yaitu :
- Evaluasi sistem
informasi secara menyeluruh
- Evaluasi sistem
perangkat keras/ perangkat lunak
- Evaluasi Aplikasi
Yang perlu diperhatikan,
bahwa proses evaluasi bukan hanya menitik beratkan pada penentuan kelemahan dan
keunggulan SIM saja, tetapi lebih dari itu adalah pada usaha-usaha perbaikan
yang perlu dilakukan. Tujuan evaluasi SIM adalah sebagai berikut :
- Menilai kemampuan
teknis SIM
- Menilai pelaksanaan
operasional SIM
-
Menilai pendayagunaan SIM
Evaluasi fungsi SIM
adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :
- Evaluasi sistem
perangkat keras/ perangkat lunak yang masih berlaku.
- Evaluasi sistem
perangkat keras/ perangkat lunak baru atau pengganti
- Evaluasi aplikasi SIM
- Penghitungan manfaat
secara kuantitatif dari aplikasi SIM
- Analisis biaya manfaat
dari alternatif disain SIM
1) Evaluasi Perangkat
Keras/Perangkat Lunak yang Masih Berlaku
Tujuan evaluasi perangkat
keras/ perangkat lunak SIM yang masih berlaku adalah menentukan hal-hal sebagai
berikut :
a) Apakah ada sumber daya
baru yang diperlukan
b) Apakah ada sumber daya
perangkat keras/ lunak baru yang diperlukan
c) Apakah pengaturan
kembali akan memperbaiki daya guna
d) Apakah tambahan sumber
daya akan memperbaiki ketepat gunaan sistem
2) Evaluasi Perangkat
Keras/Perangkat Lunak Baru atau Pengganti
Pendekatan umum yang
dapat dilakukan pada evaluasi sistem perangkat keras/lunak baru atau pengganti
adalah terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :
a) Studi kelayakan
Studi kelayakan merupakan
suatu studi yang dilaksanakan untuk penyelidikan sistem yang ada, menilai
kebutuhan sistem perangkat keras/ lunak baru atau pengganti, menilai biaya
efektifitas sistem yang diusulkan, dan menilai dampak sistem yang diusulkan
pada organisasi.
b) Penyiapan spesifikasi
dan penawaran
Pedoman spesifikasi
merupakan suatu daftar kebutuhan yang secara spesifik merumuskan apa yang haru
dikerjakan oleh sistem perangkat keras/ lunak.Penawaran diperlukan karena
umumnya beberapa pensuplai akan menyampaikan penawaran-penawaran yang perlu
dipertimbangkan secara kuantitatif, kualitatif, dan subyektif.
3) Evaluasi Aplikasi
Sistem Informasi
Suatu aplikasi sistem
informasi dapat dievaluasi menurut beberapa ukuran, yaitu
sebagai berikut :
a)
Kelayakan Teknis (Technical Feasibility)
b)
Kelayakan Operasional (Operational Feasibility)
c) Kelayakan ekonomis
(Economic Feasibility)
d) Kelayakan hukum (Legal
Feasibility)
e)
Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility)
Sub Sistem dari Sistem Informasi
Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)
SIA adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi
akuntansi perusahaan, yaitu sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak
dapat memilih untuk menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan.
Semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA
lebih berorientasi pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi
yang dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung
jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi
untuk seluruh lingkungan kecuali pesaing.
Tugas utama sistem
informasi ini adalah:
• Pengumpulan data
• Manipulasi data
• Penyimpanan data
• Menyediakan dokumen
Pengumpulan Data
Setiap tindakan yang dilakukan oleh perusahaan yang melibatkan
elemen lingkungan maka kegiatan tersebut disebut dengan transaksi, tindakan
tersebut dijelaskan dengan sebuah catatan data, pencatatan ini dikenal dengan
istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang
menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan
perusahaan.
Manipulasi Data
Adalah tugas yang berupa pengubahan data menjadi informasi.
Manipulasi data meliputi:
• Classification, identifikasi dan pengelompokan data menggunakan pengkodean
terhadap catatan transaksi.
• Sorting, penyusunan sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data
lainnya.
• Calculating, operasi aritmetika dan logika yang dilakukan pada eleem data.
• Summarizing, penyimpulan data sehingga dihasilkan total, rata-rata dan
lain-lain.
Penyimpanan Data
Data yang telah dicatat kemudian disimpan dalam media penyimpanan
sekunder, dan diintegrasikan secara logis dalam bentuk database.
Penyediaan Dokumen
SIA menghasilkan informasi untuk individu atau organisasi baik
didalam maupun diluar perusahaan, yang dipicu oleh dua hal, yaitu:
• Tindakan, yaitu output yang dihasilkan jika terjadi sesuatu.
• Waktu, yaitu output yang dihasilkan pada saat tertentu.
Karakteristik SIA
• Melaksanakan tugas yang diperlukan.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar.
• Menangani data yang rinci.
• Berfokus pada historis.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal.
Peran SIA Dalam CBIS
• SIA menghasilkan
beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
• SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan
masalah.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Adalah suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai
biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau subunit
dibawahnya,Sumber daya SIM Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu
sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang
terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil
simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka
membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik yang sama
untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan keuangan), level
manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user (manajer atau non
manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana database tersebut
berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS)
jika SIM terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM dan SIA
SIM menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan
informasi lain yang berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut
digunakan oleh software untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus,
serta model matematika untuk mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda
dengan SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM & EntIS
SIM akan terbentuk secara utuh jika semua sistem
informasi organisasi telah terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan
informasi disimpan dalam satu database yang sama dan dapat dipergunakan pada
area fungsional yang lain. SIM merupakan dasar terbentuknya sistem informasi
yang lebih canggih dan kompleks yang baru berkembang dalam beberapa tahun
terakhir, yaitu Sistem Informasi Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise
Information System (EntIS)
Software Pembuat Laporan
Software pembuat laporan adalah perangkat lunak
yang digunakan untuk menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus. Dari
bentuknya laporan periodik dan laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan
terdapat dari timeliness dan time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai
jadwal tertentu, SIM periode awal terbatas pada penyediaan laporan periodik
saja, tetapi hal ini menjadi sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS
dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu yang luar
biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan tertentu yang
diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya mengambarkan sesuatu
yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan laporan periodik
yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah terjadi.Laporan bisa
juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan khusus, misalnya
untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan pada periode yang
sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan Management by
exception.
Management by exception dapat dimasukan kedalam laporan
dalam empat cara yaitu:
• Laporan jika terjadi pengecualian, seperti pada contoh
berikut, data yang ditampilkan hanya untuk data lembur saja.
• Laporan menggunakan urutan untuk menonjolkan suatu
pengecualian. Laporan berikut memperlihatkan komoditas mana yang memiliki nilai
penjualan terbesar sampai terkecil.
• Laporan berdasarkan pengelompokan suatu pengecualian.
Laporan dirancang sehingga manajer dapat mencari perkekecualian pada area
tertentu, misalnya jika dia ingin melihat piutang yang berumur lebih dari 90
hari.
• Laporan yang menunjukan variansi dari normal, misalnya
laporan yang ingin menunjukan berapa perbedaan antara arget penjualan dan
penjualan sebenarnya.
Model Matematika
Jenis software SIM kedua berbentuk
model matematika. Model matematika dapat dikategorikan dalam tiga karakteristik
yaitu pengaruh waktu, tingkat keyakinan, dan kemampuan optimisasi. Model
matematika berdasarkan pengaruh waktu dapat dibedakan menjadi model statis atau
dinamis, model dinamis memiliki variabel waktu, sehingga hasil simulasi akan
berdasarkan pada periode analisisnya. Model matematika berdasarkan tingkat
keyakinan, mencakup model deterministik atau model probabilistik. Model
deterministik adalah model yang hasilnya akan diketahui dengan pasti jika nilai
variabel-variabel yang membentuknya diketahui. Model probabilistik akan
menghasilkan kemungkinan-kemungkinan walaupun variabel yang membentuknya
diketahui dengan pasti.
Model berdasarkan kemampuan optimasi
dibedakan menjadi model optimasi atau suboptimasi. Model optimasi adalah model
yang dapat memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, untuk mencapai
model ini masalah harus memiliki struiktur yang sangat baik. Model
suboptimasidisebut juga model satisficing model, memungkinkan manajer memasukan
serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, model ini tidak
mengidentifikasi keputusan terbaik melainkan membantu manajer memutuskan hal
itu.
Model EOQ adalah model yang memiliki karakteristik statis,
deterministik, dan optimasi.
Kelebihan dan Kelemahan Model Matematika
Seorang manajer yang menggunakan model matematika akan
memperoleh keuntungan:
• Pembuatan model merupakan pengalaman belajar.
• Kecepatan simulasi menyediakan kemampuan untuk
mengevaluasi dampak keputusan secepat mungkin dibanding menunggu setelah
keputusan dibuat.
• Model menyediakan daya prediksi yang tidak dapat
disediakan oleh metode penghasil informasi lain.
• Model lebih murah dari pada metode trial and error.
Pembuatan model memang mahal tetapi tidak artinya dibanding dampak dari
keputusan yang buruk.
Kelemahan utama penggunaan model matematika:
• Tingkat kesulitan yang tinggi dalam pembuatan model
sistem bisnis sering menghasilkan tidak mencakup semua faktor yang
mempengaruhi. Hilangnya faktor dominan akan sangat mempengaruhi kualitas
informasi yang dihasilkannya.
• Dibutuhkan tingkat keahlian matematik yang tinggi untuk
mendapatkan model yang tepat. Identifikasi faktor secara lengkap tidak akan
berguna jika pemodel tidak memiliki kemampuan untuk menghubungkannya dengan
operator-operator matematika yang tepat.
Output Model
Simulasi model dapat disajikan dalam dua bentuk tampilan
output yaitu:
• Output tabel, yaitu output berupa tampilan huruf dan
angka yang digunakan jika semua data perlu ditampilkan.
• Output Grafik, muncul setelah era komputer WYSIWYG, di
rintis oleh Lotus dam Microcomputer. Kini tampilan grafik menjadi suatu fiturt
wajib yang harus disediakan sistem informasi.
Grafik memiliki kemampuan untuk:
• Menyimpulkan dengan cepat
• Mendeteksi trend dari waktu ke waktu.
• Meramalkan suatu kejadian.
• Mencari gambaran sederhana dari suatu situasi.
Memilih grafik yang baik menurut Jarvenpaa & Dicson
adalah:
• Diagram garis/batang, digunakan untuk menyimpulkan data.
• Diagram garis/batang berkelompok, untuk melihat trend.
• Diagram batang berkelompok lebih baik dari pie chart,
untuk menyajikan bagian-bagian dari suatu keseluruhan.
• Diagram garis/batang berkelompok, baik untuk
membandingkan berbagai pola variabel dibanding diagram garis/batang bertumpuk.
• Gunakan batang horisontal dari pada batang vertikal saat
membandingkan berbagai variabel.
• Tempatkan nilai pada ujung batang horisontal untuk
memudahkan pembacaan.
• Gunakan garis tunggal atau batang untuk membandingkan
titik-titik data individual antara variabel.
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Decision Support System)
Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan
banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau
mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan terbagi menjadi:
• Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.
• Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak
terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah
terjadi sebelumnya.
Manajer melakukan empat tahap pengambilan keputusan,
yaitu:
• Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan untukmencari
kondisi yang perlu diperbaiki.
• Kegiatan Merancang, menemukan, mengembangkan, dan
menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
• Kegiatan Memilih, memilih salah satu rangkaian tindakan
diantara alternatif.
• Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Jenis DSS
Jenis pertama hanya memungkinkan manajer mengambil elemen
keputusan, seperti bertanya berapa jumlah penjualan wilayah X.
• Jenis kedua menungkinkan memperoleh laporan khusus dari
suatu file, misalnya laporan persediaan.
• Jenis ketiga memungkinkan manajer mendapat laporan yang
berasal dari berbagai file, seperti laporan laba rugi.
• Jenis keempat memungkinkan manajer melihat dampak-dampak
berbagai keputusan. Misalnya perubahan harga produk dan implikasinya terhadap
keuntungan.
• Jenis kelima memungkinkan manajer menerima usulan
keputusan, misalnya memperolah harga jual optimal yang diproleh dari sebuah
model matematika.
• Jenis keenam adalah DSS yang mampu memberikan keputusan,
misalnya komputer yang memutuskan besarnya premi untuk nasabah berusia dibawah
25, bekerja di Trans Am, Tinggal Di Houston dll.
Tiga DSS pertama cukup dengan menggunakan database query,
sedangkan tiga terakhir harus menyertakan model matematika.
Tujuan DSS
• Membantu manajer membuat keputusan untuk pemecahan
masalah semi terstruktur.
• Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
• Meningkatkan efektifitas pengambilan keputusan manajer
dari pada efisiensinya.
SISTEM PAKAR (ES)
Sistem pakar (Expert System) adalah sebuah
sistem informasi yang memiliki intelegensia buatan (Artificial Intelegent) yang
menyerupai intelegensia manusia. Sistem pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan
menyediakan dukungan pemecahan masalah tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan
ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk menjelaskan alur penalarannya dalam
mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat sering terjadi penjelasan cara
pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik Sistem Pakar
• Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari
pengalaman.
• Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi baru.
• Mampu menangani masalah yang kompleks (semi
terstruktur).
• Memecahkan masalah dengan penalaran.
• Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian Sistem Pakar
User Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer
mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem
pakar.
1. Input terdapat empat metode yaitu
• Menu
• Commands
• Natural Languange
• Customized Interfaces
2. Output Sistem Pakar , antara lain:
• Penjelasan dari pertanyaan
• Penjelasan dari penyelesaian masalah
3. Knowledge Base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta
yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang
menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam
urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area
masalah.
4. Interference Engine, adalah bagian dari sistem pakar
yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan
urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan
satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.
5. Development Engine, adalah alat yang digunakan untuk
menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah
bahasa pemrograman dan ES shell.
Contoh Sistem Pakar
• XSEL, Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten
penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih
komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN, Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford
University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam
mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter
Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli
geologi.
AUTOMASI KANTOR (OA)
Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor
virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang –orang didalam maupun
diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori yaitu:
• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber
daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan
keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai
administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik
(Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk
sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan
dokumen, dan mengirim surat.
Kesimpulan
dalam era
globalisasi ini kita harus bias mengetahui adanya Evolusi system informasi
manajemen berdasarkan CBIS jaman sekarang ini ,yang mempunyai banyak peranan
dalam kehidupan sehari hari ,khususnya dalam bidang basis computer system.
Sistem informasi manajemen merupakan sebuah system informasi yang memiliki
integrasi antar sub systemnya.
Referensi
http://www.perpuskita.com/cbis/624/